Étude de cas
Une logistique connectés,
des résultats concrets
En tant qu’acteur clé de l’importation et de la distribution, CMI faisait face à des défis croissants dans la gestion de ses opérations logistiques, notamment le suivi des conteneurs et la coordination des expéditions terrestres. L’entreprise utilisait des outils disparates, comme Excel et des vérifications manuelles, pour suivre l’état des conteneurs et organiser les livraisons, entraînant une perte de temps considérable et une inefficacité dans ses processus critiques.
Pour répondre à ces défis, CMI s’est tournée vers ExoStack, cherchant une solution complète capable d’améliorer la visibilité sur ses opérations, d’automatiser les tâches répétitives et de renforcer la collaboration entre ses équipes logistiques et financières.
ExoStack a révolutionné la logistique de CMI en offrant un suivi en temps réel des conteneurs, des outils pour la gestion des bookings et des approbations de crédit.
En centralisant toutes les données logistiques, ExoStack a créé un flux d’informations fluide qui facilite la planification et améliore la satisfaction client.
Canada Motor Import Inc. (CMI), fondée en 2005 au Québec, est le distributeur exclusif des véhicules récréatifs et utilitaires CFMOTO au Canada. Avec un réseau de plus de 130 concessionnaires, CMI joue un rôle majeur dans l’importation et la distribution de véhicules tout-terrain adaptés aux spécificités du marché canadien, garantissant innovation et fiabilité pour ses clients.
Défis rencontrés
Avant la mise en place d’ExoStack, CMI était confrontée à plusieurs défis majeurs qui freinaient ses opérations logistiques. Voyez ici les principaux problèmes identifiés :
Manque de visibilité centralisée
Tâches manuelles chronophages
Planification inefficace des expéditions
Coordination limitée entre équipes
Objectifs
Avant de mettre en place les outils, nous avons défini des objectifs clairs afin d'assurer que chaque solution réponde aux besoins spécifiques de CMI et améliore ses processus logistiques.
Suivi centralisé et automatisé
Coordination logistique proactive
Validation financière optimisée
Vue d’ensemble intégrée
Créer une vue d’ensemble intégrée pour permettre une prise de décision rapide et informée.
Les solutions mises en place
Gestion des bookings concessionnaires
La première phase du projet visait à mettre en place un système performant pour centraliser et automatiser la gestion des bookings des concessionnaires. Cette solution a permis à CMI d’obtenir une visibilité claire sur les volumes prévus, tout en simplifiant les prévisions des ventes en gros (wholesales).
Grâce à cette implantation :
- Les concessionnaires pouvaient soumettre leurs commandes directement via leur plateforme connectée à ExoStack, éliminant les processus manuels.
- Le système fournissait une visibilité immédiate sur les besoins en stock, facilitant une planification plus efficace des opérations et réduisant les imprévus.
Gestion manuelle inefficace
CMI gérait manuellement les commandes de bookings via des feuilles Excel et des processus dispersés, entraînant des retards dans le traitement et une visibilité limitée sur les prévisions de ventes wholesales.
Ce manque d’efficacité occasionnait des erreurs fréquentes et nécessitait un temps considérable de la part des équipes pour s’assurer de la conformité des données.
Automatisation et centralisation des bookings
ExoStack a introduit un outil centralisé et automatisé pour la gestion des bookings concessionnaires.
Développé dans ExoStack et intégré directement à leur plateforme concessionnaire, cet outil permet de suivre et de créer automatiquement les commandes dans leur système ERP offrant une visibilité en temps réel sur les volumes prévus et les prévisions de ventes.
Grâce à cette solution, les erreurs manuelles ont été éliminées, le traitement des commandes accéléré, et les équipes peuvent désormais se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
Bénéfices principaux :
- Gain de temps considérable dans le processus de gestion des bookings.
- Réduction des erreurs de saisie grâce à l’automatisation.
- Amélioration de la visibilité sur les prévisions de ventes wholesales.
Gestion des approbations financières
Ensuite, un module dédié à la validation des financements a été développé. Celui-ci garantissait que toutes les commandes soient financièrement approuvées avant leur expédition.
- Les équipes financières pouvaient anticiper les demandes d’approbation en fonction des arrivées prévues des conteneurs.
- Les expéditions terrestres étaient planifiées uniquement après validation, réduisant les risques de retards.
Processus d'approbation dispersé
Le traitement des approbations financières des commandes des concessionnaires reposait sur des processus manuels et décentralisés.
Les équipes de CMI devaient jongler entre différents outils et échanges pour valider les financements, entraînant des retards, des erreurs, et une absence de visibilité en temps réel sur l’état des commandes.
Approbation financière automatisée et intégrée
ExoStack a transformé la gestion des approbations financières en centralisant et en automatisant chaque étape. Les fonctionnalités clés incluent :
- Gestion des demandes de crédit : Les commandes de booking sont directement analysées et soumises pour approbation via ExoStack.
- Transmission simplifiée des factures : Les factures sont automatiquement envoyées à la banque de financement, réduisant les délais administratifs.
- Suivi en temps réel : Les équipes disposent d’une visibilité immédiate sur l’état des approbations et les commandes validées.
Cette intégration a rationalisé les processus financiers, éliminé les tâches redondantes et permis de planifier les expéditions plus efficacement en s’assurant que toutes les validations sont en place en amont.
Suivi des conteneurs et gestion des documents
Un processus complet a été mis en place pour centraliser le suivi des conteneurs et gérer les documents liés à l’importation.
- Suivi en temps réel : Intégration des API des transporteurs maritimes et ferroviaires pour visualiser l’état des conteneurs sur une seule plateforme.
- Gestion des documents : Vérification de la présence des documents nécessaires à l’importation, comme les factures et bons de commande, avant l’arrivée des conteneurs.
- Connexion ERP : Les listes d’unités ou de pièces pouvaient être importées dans le système, reliées directement aux bons d’achat dans l’ERP de CMI.
- Indicateurs clés : Mise en place d’alertes pour détecter les anomalies et les corriger avant l’arrivée des conteneurs.
Manque de visibilité et gestion des documents laborieuse
Le suivi des conteneurs reposait sur des outils déconnectés, comme des feuilles Excel et des sites web multiples (transporteurs maritimes, ferroviaires, etc.). Cette approche fragmentée entraînait :
- Des délais importants pour localiser un conteneur.
- Une visibilité limitée sur les étapes critiques du transport.
- Une gestion inefficace des documents nécessaires à l’importation, provoquant des retards et des risques de non-conformité.
Suivi en temps réel et centralisation des documents
ExoStack a permis de centraliser et d’automatiser le suivi des conteneurs ainsi que la gestion des documents associés. Les principaux avantages incluent :
- Suivi en temps réel : Les conteneurs sont localisés instantanément grâce à l’intégration des services API des transporteurs. Les informations sur chaque étape (port, rail, livraison) sont consolidées en une vue unique.
- Gestion des documents centralisée : ExoStack assure que tous les documents nécessaires (factures, bons de commande, certificats d’importation) sont vérifiés et prêts avant l’arrivée des conteneurs.
- Contrôle des contenus : Les listes des articles ou unités (par numéro de série) dans les conteneurs peuvent être importées et associées aux bons d’achat de l’ERP.
Grâce à ces fonctionnalités, CMI bénéficie désormais d’une visibilité complète sur ses opérations, ce qui réduit les délais, optimise la réception des conteneurs et assure une conformité totale.
Gestion des expéditions terrestres
Pour compléter la solution, un outil de planification des expéditions terrestres a été déployé, permettant de gérer les livraisons de manière efficace et centralisée.
- Planification proactive : Visualisation des commandes non livrées et disponibilité des unités par entrepôt.
- Optimisation des routes : Calcul des itinéraires basés sur le nombre d’arrêts, la distance, le temps requis, le volume (CBM), et l’espace linéaire disponible sur les remorques.
- Suivi en temps réel : Traçabilité des camions le jour des expéditions pour garantir la réussite des livraisons.
Planification inefficace des livraisons
La gestion des expéditions terrestres reposait sur des processus manuels et déconnectés, rendant difficile :
- La planification des livraisons en fonction de l’arrivée des conteneurs.
- L’optimisation des routes pour réduire les coûts et le temps de transport.
- La coordination entre les entrepôts, les transporteurs et les concessionnaires.
Ce manque d’organisation entraînait des retards, des erreurs de livraison et une surcharge administrative.
Planification optimisée et suivi en temps réel
ExoStack a introduit un outil de gestion des expéditions terrestres conçu pour optimiser chaque étape du processus :
- Planification proactive : Les routes de livraison sont planifiées à l’avance en fonction de l’arrivée des conteneurs, en intégrant les disponibilités des unités par entrepôt.
- Optimisation des trajets : L’outil calcule le nombre d’arrêts, les distances, le temps requis, ainsi que les dimensions des chargements (CBM, pieds linéaires de la remorque).
- Suivi en temps réel : Une fois les expéditions lancées, la position des camions peut être suivie en direct, garantissant que toutes les livraisons se déroulent sans accroc.
- Consolidation des informations : Les commandes de booking non livrées sont liées aux unités disponibles, ce qui assure une gestion fluide des stocks et des expéditions.
Grâce à ces améliorations, CMI a pu réduire les coûts, améliorer la fiabilité des livraisons et garantir une satisfaction optimale des concessionnaires.
Découvrez toutes les possibilités d'ExoStack
Plongez dans les fonctionnalités avancées d’ExoStack, conçues pour optimiser chaque aspect de vos opérations. Que ce soit pour la gestion des utilisateurs, le suivi des conteneurs ou encore la personnalisation modulaire, ExoStack s’adapte à vos besoins pour offrir une expérience complète et efficace.
Contactez-nous pour explorer en détail nos solutions et comprendre comment elles peuvent répondre aux défis uniques de votre entreprise.